Die spanische Steuerverwaltung und die Auswirkungen von Covid auf ihre Funktionsweise

01.2021

Im Juni war die Frage, wie Spanien in der Zeit nach Covid sein würde, ein regelmäßiges Thema in den Medien. Es herrschte eine gewisse Euphorie, weil man glaubte, das Schlimmste hinter sich gelassen zu haben, und es nun an der Zeit wäre, zur Normalität zurückzukehren, nachdem man so viele Monate lang alarmierende Nachrichten gehört hatte.

Man war jedoch auch der Meinung, dass gewisse Änderungen in der Art und Weise, wie viele Dinge bisher gehandhabt wurden, notwendig seien. Die Änderungsvorschläge waren vielfältig, aber vor allem war ich überrascht, dass die Notwendigkeit sehr wichtiger Änderungen in den verschiedenen Steuerverwaltungen in Spanien nicht erwähnt wurden, denn Covid-19 hat das normale Funktionieren der Verwaltung ernsthaft beeinträchtigt. So haben sich einige der Mängel, die bereits seit einiger Zeit bestanden hatten, in den letzten Monaten noch verschlimmert, auch wenn hierüber nicht offen gesprochen wird.

Im Folgenden werden einige Überlegungen zur Einführung von Änderungen und Verbesserungen der Steuerverwaltung in Spanien während und nach der Pandemie angestellt:

1. Seit einigen Jahren ist es nicht mehr möglich, die Steuerverwaltung ohne vorherige Terminvereinbarung zu erreichen (diese Kritik gilt nicht nur für die Zentralverwaltung der Steuerbehörden, sondern auch für die kommunalen und regionalen Verwaltungen). Sicherlich kann ein vorheriger Termin lange Wartezeiten verhindern, aber es darf nicht sein, dass eine Kontaktaufnahme ohne vorherige Terminvereinbarung absolut unmöglich ist. Der erreichte Effekt besteht darin, dass sich die Warteschlangen für den Zugang zur Verwaltung nicht mehr innerhalb der Finanzämter befinden, sondern außerhalb, d.h. für die Beamten nicht mehr sichtbar sind. Häufig wurden Termine nicht vor Ablauf von ein oder zwei Wochen vergeben, was ein unverhältnismäßig langer Zeitraum ist und eindeutig belegt, dass eine Mauer zwischen den Verwalteten und der Verwaltung errichtet wird. Eine Terminvergabe sollte spätestens für den nächsten Tag möglich sein und stets fakultativ, niemals aber obligatorisch sein.

2. Die Zeitspannen für die Terminvergaben haben sich seit Covid-19 nochmals erheblich verlängert. Derzeit ist der Zugang zum Finanzamt aus verschiedenen Gründen fast unmöglich:

a. Termine werden in letzter Zeit innerhalb von zwei bis sechs Wochen vergeben (häufig beträgt die Wartezeit sogar einen Monat oder länger); dies selbst für die schlichte Einreichung von Unterlagen, für die bisher kein Termin erforderlich war.b. Der für das reibungslose Funktionieren der Verwaltung so wichtige Zugang zu den Sachbearbeitern, die für bestimmte Angelegenheiten oder Entscheidungen zuständig sind, ist inzwischen völlig unmöglich. Für den Steuerzahler sind die hinter der Bearbeitung ihrer Angelegenheiten stehenden Beamten verschwunden. 
c. Es ist unmöglich, in den Fachabteilungen persönlich mit einem qualifizierten Beamten zu sprechen, denn die Verwaltungen fungieren jetzt nur noch als „Hotline-Schalter“; d.h. sie öffnen nur noch das Erdgeschoss ihrer Gebäude, und es ist nicht mehr möglich, die oberen Stockwerke zu betreten, in denen sich das Fachpersonal der einzelnen Bereiche befindet.

3. Die Qualität der Arbeit der Finanzämter hat sich deutlich verschlechtert. Beispielsweise dauern Widerspruchsverfahren erheblich länger; manchmal wird deren Bearbeitung schlicht vergessen, so dass ausdrücklich an die Fortführung eines Verfahrens erinnert werden muss, was früher niemals erforderlich war. Die Verzögerungen bei Zustellungen von Bescheiden und sonstigem per Post haben zugenommen (die Benachrichtigung dauert nun fast einen Monat ab Ausstellungsdatum). Die Beamten beschweren sich über diese Verzögerungen und äußern die nicht offiziell bestätigte Ansicht, dass die Finanzämter eben weniger als Amazon für die Zustellung von Post bezahlen, so dass Post der Finanzämter eben schlechter behandelt wird als Post von Online-Plattformen.

4. Beamte wollen Papier von "außen" gar nicht erst anfassen, was vollkommen absurd ist, denn die Welt der Verwaltung ist die Welt der Papiere.

5. Die Online-Verwaltung, die gestärkt werden soll und über eine sehr gute Presse verfügt, kann und darf jedoch den persönlichen Kontakt zur Klärung von Fragen und Zweifeln nicht vollständig ersetzen. In vielen Fällen sind Online-Verfahren die einzig möglichen. Dies führt zu der absurden Situation, dass bei vielen Gelegenheiten teils hanebüchende Dialoge zwischen Steuerzahler und Steuerverwaltung über E-Mails oder Benachrichtigungen stattfinden, was dazu führt, dass Verfahren länger dauern oder falsch gelöst werden. Auch Online-Verwaltung erfordert die Möglichkeit der persönlichen Kontaktaufnahme, z.B. per Telefon.

6. Die Realität der heutigen Welt, die von internationalen Fragen, nicht nur in Unternehmen, sondern auch bei Privatpersonen, geprägt ist, passt nicht zu der Art und Weise der Online-Lösung von Problemen, bei der standardisierte Anwendungen und Verfahren angestrebt werden. Diejenigen, die die Modelle für Online-Verfahren entwerfen, berücksichtigen nicht alle möglichen Varianten der internationalen Realität, so dass sich der Steuerzahler mit einem ausgeprägten internationalen Profil immer in einer Situation der Unterlegenheit befindet, weil seine Realität außerhalb der standardisierten Welt liegt, die eben nur für streng nationale Fälle vorgesehen ist.

7. Die tatsächliche Telefon-Hotline der Finanzämter für grundlegende Steuerinformationen, die in der Vergangenheit recht gut funktionierte und eine große Hilfe für viele Steuerbüros war, funktioniert seit Monaten nicht mehr richtig und scheint fast gänzlich verschwunden zu sein. 

8. Die Finanzverwaltung hat bereits damit begonnen, ihr Personal in internationalen Fragen zu schulen, aber es besteht immer noch ein Missverhältnis zwischen den Bereichen Steuerverwaltung und Einspruchs- bzw. Widerspruchsverfahren sowie zwischen den verschiedenen Steuerarten, was bedeutet, dass in vergleichbaren Verfahren (z.B. bei der Einkommensteuerprüfung) Antworten von sehr unterschiedlicher Qualität gegeben werden, je nachdem, welche Behörde über sie entscheidet.

9. In letzter Zeit stelle ich fest, dass sich oftmals die Qualität vieler Verwaltungsakte verschlechtert hat und selbst Begründungen in Steuerbescheiden unverständlich sind. Auch ist es, wie oben erwähnt, nicht möglich, mit der sachbearbeitenden Person persönlich zu sprechen, um deren Begründung nachvollziehen zu können. Demzufolge muss ein entsprechendes Rechtsmittel eingelegt werden (u.a. das sog. reclamación económica-administrativa), dessen Bearbeitung zumindest in Barcelona und Madrid, etwa 4 Jahre beträgt, obwohl das Gesetz eine Maximaldauer für die Bescheidung von einem Jahr vorsieht. Auch wenn die Dauer von Streitigkeiten im Verwaltungs- und Finanzbereich schon früher ein ernstes Problem war, nimmt diese Problematik seit geraumer Zeit ständig zu.

Es scheint, dass die verschiedenen spanischen Steuerverwaltungen zum Schutz vor Covid-19 in jedem Büro Cocoons gebaut haben, um ihre Angestellten zu schützen, jedoch ohne zu die von ihnen auszuübenden Funktionen zu berücksichtigen. Auf diese Weise glauben sie sich zu isolieren und das Covid-Risiko unter den Beschäftigten zu verringern. Festzustellen ist jedoch das gravierende Problem, dass sie sich vom Rest des Landes isoliert haben, und dies beeinträchtigt die normale Funktionsweise der Steuerverwaltung.

Diese Überschätzung der Interessen des Verwaltungspersonals - ein gemeinsames Phänomen in allen Verwaltungen - muss nicht zwangsläufig ein geringeres Risiko für diese bedeuten, sich mit dem Virus zu infizieren (es gibt keine Unterschiede zwischen dem Personal von Privatunternehmen mit ähnlicher Tätigkeit und dem Personal der öffentlichen Verwaltung). Es ist auch nicht klar, ob das in der Steuerverwaltung eilig eingerichtete Homeoffice tatsächlich effektiv und sicher ist, da nicht transparent ist, inwieweit die Informationen noch vertraulich sind.

Wir wurden regelmäßig darüber informiert, dass "dieser Sachbearbeiter heute nicht hier ist, weil er oder sie von zuhause aus arbeitet und nur an einem Tag in der Woche kommt". Die entsprechende Akte scheint in vielen dieser Fälle untergegangen zu sein, aber die Fristen laufen weiter.

Kurz gesagt, die Situation ist alles andere als zufriedenstellend und eindeutig verbesserungsfähig. Das System wurde geändert, funktioniert nun aber erheblich schlechter als zuvor, was die Arbeit von Steuerberatern bei der Vertretung ihrer Mandanteninteressen ernsthaft beeinträchtigt. Sofortige Änderungen sind unerlässlich.

++ Artikel veröffentlicht in deutscher Sprache in der Zeitschrift „Economía“ im Oktober 2020, herausgegeben von der Deutsch-Spanischen Handelskammer ++